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廳館業務Office Pavilion Business


廳館業務簡介

嶺東科技大學總務處(寶文)校區廳館管理業務簡介

一、嶺東科技大學寶文校區知源大樓國際會議廳,專供下列活動之用:

  1. 本校核准之教學、學術研討、國際文化交流及行政單位會議或演講。
  2. 本校規定之定期集會體育教學及學生活動。
  3. 本校核准之學生社團活動。
  4. 政府機關、學校及合法登記有案之學術、文教、體育團體借用。

二、借用本廳(館),應於七日之前,將正確使用時間、性質、人數,向本校總務處事務組廳館管理登記辦理,經同意後使用。

三、本活動場地使用時間以每日八時至二十二時為準。

四、工作項目內容:

A.範圍:

1.知源大樓國際會議廳及貴賓會議室

B.工作項目:

  1. 所有場地之租借用手續及控制(含審核、場地確定及訂約)
  2. 場地使用之各項週邊(含電力使用、佈置要求、電梯之借用、燈光之管理、水電及空調的開放及開關等)
  3. 場地費之核計及協助繳交
  4. 月底與會計室對帳
  5. 自申借單位進場佈置至結束復原為止需有專人負責監督
  6. 活動場地(日程)的安排及日程表(白板)的填寫
  7. 結束時應儘速檢查各項設備及完成歸還手續
  8. 設備平時之維修或修繕單的填寫(含空調、會場內各項設備)
  9. 場地平對之整潔(含廁所)維護

10.預算的編列

11.工讀生的申請及管理

12.電腦資料

13.總表(活動)

14.國際會議中心(活動)

15.其他(活動)及管理等各種表格

16.活動公佈(5份)

17.會計對帳表

18.(其他)

19.財產保管及填購

20.音樂教室

C.工作項目內容:

  1. 內容:

(1)正式使用時間:活動使用時間

(2)佈置時段及注意事項:活動是否有事前預演及需配合事項

(3)復原時間:申借者應於活動結束後,儘速恢復場地,並整理環境清潔

(4)椅子排放及數量(借用單位自行負責)

(5)電力使用的注意事項:可請總務處營繕組處理

(6)確定借用負責人,並且其為全程活動之負責人,否則不予以配合

(7)費用及支付的方法:

     ex:(A)開票/收據開立的時間與抬頭,應先知會會計室,以便廠商執

收據報帳後再將費用交回會計室

          (B)為配合會計室結帳業務,場地租借費用應「月初借,月底結帳」

為原則

  1. 支援之確定

ex:(A)錄音(空白錄音帶的準備由申借單位自行負責)、三單槍架設準備投影的就位……等。

   (B)交通指揮(可請校警隊、交通服務隊之支援-需付工讀金)

   (C)地下餐廳的連繫

   (D)因關係公共安全、社會秩序及鄰近交通問題,排放的椅子數量最多不可超過1300張,儘可能安排於假日為準,大型活動需向附近派出所登記。

   (E)場外清潔(知源大樓國際會議廳及貴賓會議室門外及樓梯間):可請清潔班幫忙或借用單位自行負責處理

  1. 活動前注意事項:

(1)活動前三天再連絡申借人,確定所有流程狀況,所有事項針對負責人

而言,並確切掌握

(2)其電話、行動電話確切掌握,以便連繫

(3)活動前1~2天檢查音響、燈光、冷氣及廁所等

(4)若有任何問題,立即連繫總務處處理;警衛協助及停車位的安排、整棟大樓水電的提供、黎明樓教官室之知會等事項

  1. 活動日注意事項:

(1)佈置:

  • 水電:
    • 電力安培不可負荷過量
    • 室內不得使用瓦斯沸煮食物,若必要時,僅可於門外樓梯間使用,以策安全
    • 搬運器材時間的確實掌握,

(B)舞台:

  • 若舞台布景太大,不可使用電梯
  •  佈置時間,要不時至會場查看,同時確保場地安全維護



 
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