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保管組簡介Custody Group Introduction
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保管組簡介Custody Group Introduction


保管組簡介

1.財產之驗收及增加
1.1依據事務組之採購案,檢視:請購單、估價單、招標比議價資料、採購建議案等各書面資料是否完備並符合相關規定。
1.2由本組召集會計、使用(管理)等相關單位,組成驗收小組,分別就財產規格、數量、功能測試、合約規範等,作實地實物之檢測驗收,並黏貼財產標籤;若驗收不合格,通知事務組依相關規定處理。
1.3依據實際驗收情形完成驗收報告,並會會計、使用(保管)單位等完成會簽,如財產金額逾100萬元以上,需呈請校長核閱。
1.4將財產登錄於財產管理系統,製作財產增加單一式三分,一份自存,核章後並分送會計、使用(保管)單位存查。
1.5每月月初完成上月財產增減月報表、直線法提列折舊月報表及攤銷月報表,並與會計單位相互查核,並呈請校長核閱 


2.財產之減損與廢品處理
2.1財物減損:財物「使用年限」為至少應使用之年數,但非屆滿即可申請報廢,擬辦理報廢前,使用(保管)人應審慎鑑定是否已達報廢狀態。 2.2如屬財物遺失、毀損或其他意外事故導致損失時,辦理報廢須先查明責任。使用(保管)人應檢附有關證明文件,詳述事實經過、責任評析、報案尋找過程及報告書等以憑辦理。
2.3財產需於下列情況時始可提出報廢申請:
2.3.1已達使用年數,經會勘確實無法修復或修復費用不經濟者。
2.3.2已達使用年數,雖尚可使用,但因科技進步,為教學或研究之必須而進行汰舊換新,且經通告各單位而無任何需求,並逐級簽請校長核准者。 2.3.3未達使用年數,但因教學之需使用頻繁致損壞無法使用,維修費用不經濟,經逐級簽請校長核准者。
2.3.4因遭竊、惡意損毀,依據失竊及受損狀況即刻向地區治安單位報案,取得相關證明,經簽請校長議處核准者。
2.3.5因災害、不可抗力或其他意外事故,造成財產損毀,經簽請校長議處核准者。
2.4各使用單位提出『報廢申請單』後,由總務處保管組、會計室及相關單位會同派員勘驗該申請報廢財產之損壞程度,經簽註意見,送有關單位核定。未經核准,原保管單位之責任不得解除。
2.5核准報廢之物品,由總務處收集統一處理,未完成廢品處理手續前,不得擅自搬離或丟棄。
2.6每月初完成上月『財產增減表』月報表,並與會計單位相互查核,呈請校長核閱。


3.財產移轉
3.1各使用單位得依據行政或教學需要填具「財產保管單位異動申請表」,提出申請。
3.2保管組於受理申請時視財產性質,學校自購、教育部補助款購置,或限於專業教室使用等規定作書面查核,並呈送有關單位核定。
3.3依據核定之表單,製作『財產移轉單』會章後分送異動前及異動後各使用(保管)單位,並完成電腦登錄。
3.4協助原使用單位及異動後保管單位,依相關規定完成財產異動。各單位、使用(保管)人所經管之財產,未經辦理移轉登記前,原單位責任不得解除。
3.5各單位人員異動時,依規定應辦理其經管財產之移轉,以完成調(離)職手續。
3.6單位如遇改組、合併或裁撤時,應知會總務處保管組,辦理財產移轉登記。


4.財產盤點
4.1每一會計年度依據上一年度『單位財產明細表』對全校各單位實施全面盤點。
4.2得對全校各單位實施不定時抽盤,盤點項目以政府補助款購置之財產設備為主。
4.3每次盤點時依據實際盤點情形填具『盤點報告表』,除通知受盤單位改善外,並呈核備查。


5.財產設備借用與保管
5.1屬共通使用之儀器設備統由保管組統一列冊並集中管理,供各單位借用。
5.2各單位及學生社團得依需要提出儀器設備借用申請並填寫『借用申請』表單,保管組得視財產設備庫存數量、性質、借用期限等因素作書面查核,並送有關單位核定。
5.3保管組依據核定之表單通知申請單位領取借用之財產設備,並當場檢測設備之完整性。
5.4保管組對借出之財物,除督導使用單位按時歸還外並當場檢測財物之完整性,如有不當損壞,依據本校『財產使用、借用損耗賠償管理辦法』處理。


6.財產設備寄存服務
6.1各單位得因下列原因提出臨時寄放申請。
6.1.1各申請單位因空間限制如教室、辦公室整建(修)、財產設備需暫時移出者。
6.1.2已屆報廢年限,惟無法於當年度報廢之財產設備,且原使用單位亦無空間可供存放者。




 
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